Har kontorarbeidet slik det så ut før pandemien, utspilt sin rolle?

– Ja, toget med åtte timer på kontoret hver dag har gått. Etter at vi er blitt påtvunget hjemmekontor det siste halvannet året, har det skjedd en viss maktforskyvning til individet, hvor vi opplever at vi har større valgfrihet. I det finnes det en kraft som ikke lar seg stoppe. Deretter har vi så tydelig sett fordelene med hjemmekontor at jeg tror vi i stor utstrekning kommer til å fortsette med det. Men når det er sagt, finnes det ikke en modell som vil fungere for alle, sier Johanna Langer, Business Transformation Lead i Sodexo.

Langer poengterer betydningen av at alle bedrifter setter et grunnprinsipp for å jobbe hjemme, men anbefaler samtidig å avvente med å fastslå enkelte detaljer til vi vet hvordan vi kommer til å oppføre oss etter pandemien:

– Vi må være ydmyke overfor det faktum at vi ikke har alle svarene ennå, men er nødt til å øve, prøve og lære. Det må få ta tid. Å inkludere medarbeiderne i prosessen med å fastsette arbeidsmåten er også viktig for at den skal bli vellykket.

For å optimalisere lokaler, ressurser og service på kontorene ser Johanna Langer et nytt behov for kommunikasjons- og måleverktøy. 

– Vi må håndtere et personale i stadig bevegelse som jeg dessuten tror vil stille høye krav til transparens når det gjelder hvor mange som er på kontoret, når det vaskes og så videre. For å kunne planlegge innkjøp av servicetjenester og forbruksvarer må vi forstå adferdsmønstrene. Derfor tror jeg vi kommer til å se en serie nye verktøy for å måle hvordan lokalene brukes, og kommunisere med medarbeiderne, sier hun.

Det er akkurat den innebygde fleksibiliteten og mulighetene til ressurseffektivisering som Johanna Langer mener blir stikkord for kontorets utvikling etter pandemien, når den hybride arbeidsmåten blir den nye normalen. Det på sin side mener hun henger sammen med at vi ikke har alle svarene ennå, og må våge å vente og se hvordan vi faktisk vil oppføre oss når myndighetenes anbefaling om hjemmekontor opphører.

– Fremtidens kontor er en fast prototype. Vi trenger innebygde muligheter til å forandre ting. Tiden for 10-årskontrakt på kontorlokaler er forbi. Vi vil ikke ha den typen statiske miljøer lenger.

Får vi flere coworking spaces? 

– Ja, på sikt og særlig i storbyene tror jeg vi i større utstrekning vil dele flater med andre, som vi bor nærmere, men ikke jobber sammen med. For at slike huber skal være attraktive, må imidlertid menneskene ville være på stedet. Det må være tilgang til tjenester og aktiviteter.

Høsten 2020 gjennomførte Sifo på oppdrag av Sodexo en undersøkelse hvor 700 svenske HR-ledere fikk svare på spørsmål om hjemmekontor på sin arbeidsplass. Studien identifiserte blant annet en rekke fordeler og ulemper med å jobbe hjemmefra.. Organisasjoners digitale utvikling, balanse mellom arbeid og privatliv og mer effektive møter ble angitt som de fremste fordelene. Ulempene som HR-lederne så med hjemmekontor, var dårligere psykososialt arbeidsmiljø, vanskeligere for ledere å ta sitt arbeidsmiljøansvar og vanskeligere å skape engasjement og lagånd.

– Jeg tror en vanlig feil er at vi tar med oss arbeidsmåter som fungerte da vi ble sett på kontoret hver dag, inn i hjemmekontoret – selv om et digitalt arbeid krever helt andre verktøy og metoder. Men vi ser en rask utvikling av digitale verktøy for eksempel for arbeidsmiljøundersøkelser. Jeg tror også at vi kommer til se en økt bruk av VR til forelesninger, møter og workshoper, siden det gir helt andre forutsetninger for kreativitet, samarbeid og interaksjon enn hva en flat skjerm gjør, sier Johanna Langer.

De opplevde ulempene med hjemmekontor henger sammen med de problemene som identifiseres i rapporten Fem problem med hybridmodellen – och råd för hur de kan lösas, skrevet av Johanna Langer og Henrik Järleskog, Head of Strategy Continental Europe i Sodexo. I tillegg til utfordringen med å optimalisere lokaler og servicetjenester løfter forfatterne frem ekskludering og ulikhet, bedriftskultur, lederskap og balanse mellom individet og teamet som et usikkerhetsmoment.

– De vanskeligste utfordringene er knyttet til myke verdier og trivsel. Jeg ser en overhengende risiko for at det utvikler seg subkulturer i bedrifter, og da får vi dårligere samarbeidsevne og redusert lojalitet til bedriften. De siste månedene har vi også sett at produktiviteten på flere hold har gått opp nesten for mye, siden vi får mindre daffetid og tar færre pauser. Det er en utvikling vi må følge nøye, slik at det ikke rammer medarbeidernes helse, sier Johanna Langer.

Hvordan skal man som arbeidsgiver gripe an de utfordringene? 

– Identifisere hva som er kulturbærende, og ta godt vare på det. Det er også viktig å snakke om disse spørsmålene og involvere medarbeiderne i hvordan bedriften prøver seg frem og griper an de vanskelige spørsmålene som er knyttet til utviklingen av arbeidsmåten.

Den hybride arbeidsmodellen kan ifølge Langer også gi opphav til en ny form for lederskap:

– Målstyring i sin reneste form tror jeg blir avgjørende for et fremgangsrikt lederskap. I dag er vi fortsatt fokusert på detaljerte handlingsplaner og KPI-er, men når lederskap delvis skal bedrives hjemmefra, vil det bli viktigere å sikre at alle vet hvor bedriften skal – ikke nøyaktig hvordan veien dit ser ut. Som et resultat tror jeg vi kommer til å se mindre detaljstyring og et større fokus på noen få velformulerte mål som fanger ideen med bedriftens strategi, sier hun.

Hva innebærer den typen lederskap for medarbeiderne? 

– Større frihet, men også større ansvar. Både når det gjelder å sette og nå sine egne personlige mål med arbeidet, og bidra til bedriftens felles mål.

Bærekraft blir et stadig viktigere perspektiv for store deler av næringslivet. Hvordan kommer det til uttrykk i utviklingen av fremtidens kontor? 

– Bærekraft står sentralt og må være integrert i kontorets utvikling. Det er ikke noe som kan komme som en ekstra bonus. Jeg tror og håper at vi kommer til å se et bredere perspektiv på bærekraft, som inkluderer alt fra innemiljø og klimapåvirkning til menneskers trivsel og ressursoptimalisering. Når det gjelder menneskers trivsel, har vi jo lenge målt luft og ventilering i eiendommer. Jeg skulle gjerne se en helsesertifisering av bygg som inkluderer materialvalg, mulighet til bevegelse og tilgang til natur. Jeg vet at det er i emning, og jeg ser frem til at det blir mer etablert å diskutere hvordan kontoreiendommer hjelper mennesker med å føle seg bra, avslutter Johanna Langer.